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（1）檔案整理

一、收集

收集工作作為檔案管理的第一個步驟，由于涉及到最后檔案的歸檔的齊全完整和有效利用，目前將其劃分為兩個步驟：文件判斷和確定期限。

1、文件判斷。文件判斷主要是對于現有文件的歸檔范圍進行確定，首先需要與各單位進行溝通和深入調研，根據實際情況劃定合理的歸檔范圍。

2、確定期限。根據文件的使用頻率，重要程度等劃分對應的保管期限，根據不同的保管期限進行相應的管理，主要體現在年度鑒定和保管期限到期后的銷毀工作上。

二、分類

歸檔文件范圍和保管期限表上對于各類檔案進行了細致的劃分，應對照表格對于收集文件進行類別的劃分。

三、編制頁碼

注意編制頁碼的時候不漏頁、不重頁，案卷封面、卷內目錄、備考表不編頁碼，卷內文件在右上角開始標號，從“001”開始，遇有正反雙面在反頁左上角標出。

四、裝訂

用不銹鋼釘逐件裝訂或者組卷裝訂，避免生銹腐蝕文件。

采用三孔一線（雙股線）左側裝訂（或右側裝訂），三孔間距應均勻，線繩松緊適度，無壓字，無漏頁。

五、排序

對于同一類別的文件按照時間的先后順序排列。

六、檔案標識

對于排列好的文件依次標出檔號，做到不重復，不斷號，保持檔案編號的自然連續性。

七、著錄

著錄是指對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程，著錄是為了滿足檢索查找提供利用的需要。

八、裝盒

即同“組卷”，將具有相同聯系的文件放置在同一盒子里，對于案卷（盒子）進行編號。      案卷除包含排列好的文件外還應包括案卷封面和備考表，案卷封面反映文件內容，備考表則對于案卷組卷情況進行說明，包括案卷包內容，日常使用、變更情況，組卷時間，組卷人和審核人等。案卷封面置于文件前面，備考表置于文件之后，二者不進行頁碼的標識。

九、打印目錄

包括卷內文件目錄和案卷目錄，注意按照文件的保管期限進行區分匯總。

十、編制檢索工具

對于準備好的各類目錄進行整理，編制目錄匯總表，提供日常利用。

                                                                                                                                                          檔案整理流程圖

（2）檔案數字化

       檔案數字化，又稱數字化加工或數字化轉換，是指通過一定的技術手段將存儲于傳統載體上的、以模擬形態存在的檔案信息轉化為以數字形態存在的、計算機可以識別和處理的信息的過程。可以轉換為數字化信息的檔案類型包括紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等，轉換之后的數字信息可以有文本、圖形、圖像、音頻、視頻等多種媒體格式。

檔案數字化流程圖

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陜ICP備18004667號-1

       西安新望信息科技有限公司成立于2010年，是集檔案軟件系統開發、檔案整理數字化加工、數字檔案館建設為一體的高新技術企業。

       公司是陜西省高新技術企業，獲得國家秘密載體印制資質證書（涉密檔案數字化加工）、多項體系證書、信用企業等多項證書及軟件著作權。

       公司現有檔案整理數字化專業人員300余人，核心技術團隊60余人，其中5人為檔案行業專家庫成員，具有檔案高級職稱。

       公司擁有600萬以上資金的數字化加工設備。

       日檔案整理數字化加工能力50萬頁以上。

       公司業務：數字化檔案管理平臺、標準化檔案整理、檔案數字化加工、智能檔案庫房、檔案裝具。

       服務內容：檔案標準化、檔案數字化、檔案信息化、檔案智能化、檔案全產業鏈服務。

       服務類型：文書檔案、科技檔案、財務檔案、聲像實物檔案、干部人事檔案、教學檔案、訴訟檔案、地名檔案、婚姻檔案、信貸檔案等各類專門檔案。

       服務領域：政府及公共事業、金融行業、綜合檔案館、公檢法司、教育行業、能源行業、制造業、醫療行業、集團企業等。

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